Rātsnama sapulces plānošana par veselības jautājumiem būtībā neatšķiras no rātsnama plānošanas par jebkuru citu jautājumu, izņemot skatītāju sastāvu un paneļu veidus, kuri uzstāsies pasākumā. Neskatoties uz to, ir daudz, lai veiksmīgi plānotu jebkura veida rātsnama sanāksmi. Jums būs smagi jāstrādā, jāpieņem darbā svarīgas ieinteresētās personas un jāpārliecinās, ka esat devis pietiekami daudz laika, lai nodrošinātu preses un sabiedrības uzmanību.
Soļi
1. daļa no 3: Pamatnes ieklāšana
1. solis. Izveidojiet plānošanas komiteju
Plānošanas komitejas ideja ir spēks skaitļos. Ar veselības aprūpi ir maz jautājumu, kas neuztraucas vairāk nekā vienai organizācijai. Jums ir jāidentificē citas kopienas organizācijas, kas ir saistītas ar jūsu problēmu, jāpārliecina svarīgi locekļi par rātsnama priekšrocībām un jāpieņem darbā plānošanas komitejā.
- Piemēram, ja jūs uztraucaties par bērnu uzturu, dažas sabiedrības organizācijas, kas nodarbojas ar šo jautājumu, varētu būt skolas, pediatri, pārtikas bankas, baznīcas, lauksaimnieki un dienas aprūpes iestādes.
- Pašreklāma var būt ārkārtīgi pārliecinošs motivētājs. Pieejiet mērķorganizācijām no skatu punkta, paskaidrojot, kā dalība rātsnamā viņiem varētu būt īpaši izdevīga.
2. darbība. Lokalizējiet problēmas
Ir daudz vieglāk uztraukties par problēmu, kas skar tieši jūs. Lai padarītu jūsu rātsnama tematu aktuālāku un pārliecinošāku, uzsveriet jautājuma vietējo ietekmi, nevis nacionālo vai globālo ietekmi.
- Piemēram, ja jūsu pilsētā vai štatā ir augsts HIV infekcijas līmenis vai augsts aptaukošanās līmenis, jums jāuzsver problēmas, ar kurām saskarsies jūsu apvidus, nevis problēmas, kas rodas HIV diagnozes vai aptaukošanās dēļ.
- Tātad jūs varētu teikt: “Filadelfijas pilsētai nākamo 15 gadu laikā būs jāmaksā par 3,5 miljardiem ASV dolāru vairāk veselības aprūpes izmaksu mūsu augstā aptaukošanās līmeņa dēļ”, nevis “Aptaukošanās rada lielākas veselības aprūpes izmaksas”.
3. solis. Nosakiet mērķus
Jūsu sanāksmes mērķi noteiks formātu, ko jūs uzaicināt un kā jūs to reklamēsit. Termins “rātsnams” apzīmē tikai tādu sapulces veidu, kurā lielākā daļa sanāksmes ir sabiedrības atklāti jautājumi un atbildes.
Jūsu tikšanās mērķi varētu būt informatīvi, aizstāvēt noteiktu amatu vai sniegt atsauksmes politiskajiem kandidātiem. Lai gan politisko kandidātu un aizstāvības sanāksmes, iespējams, piesaista vislielāko uzmanību, tās ne vienmēr ir vislabākās jūsu jautājumam. Piemēram, ja sabiedriskā doma ir pretrunā ar jūsu organizācijas politikas mērķiem, informatīva sanāksme varētu būt labāka stratēģija viedokļu maiņai atbilstoši jūsu vajadzībām
4. solis. Izvēlieties formātu
Tradicionālais rātsnama formāts ir trīs līdz piecu runātāju panelis un moderators, lai sniegtu īsus ievadus, kuros sīki aprakstīta viņu pieredze un nostāja. Pēc tam moderators atklāj jautājumus auditorijai. Lai gan auditorija var uzdot jautājumus noteiktam komisijas dalībniekam, moderatoram jārīkojas kā koordinatoram, un, ja viņiem šķiet, ka programma tiks uzlabota, uzdodot to pašu jautājumu vairākiem paneļiem, viņiem tas būtu jādara. Citi formāti varētu ietvert:
- Tīrs jautājumu un atbilžu formāts. Tas var noderēt kandidātu forumam.
- Anonīms jautājumu formāts, kurā jautājumi tiek iesniegti iepriekš, un moderators izvēlas, kurus jautājumus uzdot žūrijai. Šis formāts var būt piemērots pretrunīgiem jautājumiem.
2. daļa no 3: Sapulces sapulcēšana kopā
1. solis. Izvēlieties vietu, datumu un laiku
Sanāksmes norises vietai jāatrodas centralizētā, neitrālā, invalīdiem pieejamā vietā. Baznīcas, bibliotēkas, valdības ēkas un kopienas centri ir laba izvēle. Pārliecinieties, ka tas nav pretrunā ar citu populāru kopienas pasākumu, un rīkojiet to laikā, kad to varēs apmeklēt daudzi cilvēki-nedēļas nogalē vai nedēļas laikā-vakarā.
- Labs īkšķis ir vienmēr izvēlēties vietu, kas ir nedaudz par mazu. Pārpildīta vieta rada aktivitātes un popularitātes iespaidu, kas vienmēr ir labāks par alternatīvu.
- Padariet pasākumu par brīvu vai par nominālo cenu, taču mudiniet apmeklētājus atbildēt uz Facebook lapu, e-pasta adresi vai tālruņa numuru, lai piezvanītu, ir vienkārši un lēti veidi, kā to izdarīt. Pieņemsim, ka divas trešdaļas “iespēju” neparādīsies.
- Pārliecinieties, ka jums ir alternatīva tikšanās vieta, ja jūsu plānotā vieta neizdosies.
2. solis. Uzaiciniet komisijas dalībniekus
Žūrijas dalībnieki ir viens no vissvarīgākajiem faktoriem, kas veicina rātsnama panākumus vai neveiksmi. Lai gan vislabāk, ja jūsu panelī ir atzīmējami, tas ne vienmēr ir risinājums. Nākamā labākā lieta ir, ja eksperti pārstāv ievērojamas organizācijas un/vai eksperti ar ievērojamu pieredzi-tas piešķir notikumam lielāku uzticamību.
- Skatieties uz ievēlētajām amatpersonām, akadēmiķiem, baznīcu un kopienu vadītājiem un ārstiem.
- Šī ir vēl viena joma, kurā var noderēt daudzveidīga plānošanas komiteja. Jo plašākas plānošanas kopienas locekļu saites, jo lielāka iespēja, ka varēsit piesaistīt daudzveidīgu un aizraujošu ekspertu grupu.
- Uzaicinot ekspertus, neatlaidiet personības faktoru. Žūrijas dalībniekiem vajadzētu būt pietiekami uzticamiem, lai cilvēki nokļūtu rātsnamā, taču viņiem jābūt pietiekami aizraujošiem, lai cilvēki runātu par jūsu rātsnamu vēl ilgi pēc tā beigām.
3. solis. Pieņemiet darbā moderatoru
Moderatori ir vēl viens svarīgs rātsnama panākumu faktors. Moderatoram ir jārespektē diskusijas dalībnieki un auditorija, kā arī temperaments, lai mazinātu spriedzi un paātrinātu diskusiju.
Padomājiet par tādu moderatoru kā MC-viņiem vajadzētu būt harizmātiskiem, bet ne tik harizmātiskiem, lai tie aizēnotu diskusijas dalībniekus vai dominētu diskusijā. Plašsaziņas līdzekļu pārstāvji, tiesneši un advokāti pensionāri, kā arī garīdznieki var būt labi kandidāti
4. solis. Īsi iepazīstiniet komisijas dalībniekus
Pārliecinieties, ka jūsu komisijas locekļi zina par rātsnama formātu, pārējiem komisijas locekļiem, paredzamo aktivitāti un darba kārtības jautājumiem. Kamēr viņi vēlas, sagatavojiet viņus pēc tam runāt ar plašsaziņas līdzekļiem.
Ir laba ideja, ja jūsu komisijas locekļi ierodas pirms četrdesmit piecām minūtēm līdz stundai pirms laika, lai jūs pēdējo reizi varētu apskatīt formātu un tēmas
Solis 5. Salieciet personālu
Daži galvenie darbinieki būs vajadzīgi, lai nodrošinātu sapulces norisi. Jums vajadzētu būt kādam, kas runātu ar plašsaziņas līdzekļiem, sēdētu viesus un nodotu paneļiem un viesiem tādus materiālus kā sanāksmju dienas kārtība.
Tie visi ir lieliski darbi brīvprātīgajiem
6. solis. Sagatavojiet iepriekšējos materiālus
Neatkarīgi no sanāksmes lieluma jums būs nepieciešami daži drukāti materiāli, ko nodot viesiem, presei un komisijas locekļiem. Jūsu vadītās sanāksmes veids noteiks konkrētus materiālu veidus. Piemēram:
- Ja jūs rīkojat informatīvu sanāksmi, ieteicams izdrukāt rokasgrāmatas vai brošūras, kurās tiks ietverta daļa informācijas, ko jūs iekļausit rātsnamā. Piemēram, ja jūsu sabiedrībā jūsu problēma ir HIV, tad izdrukājiet rokasgrāmatu, kurā ietverta svarīga statistika par HIV ietekmi vietējā mērogā.
- Rātsnamā ar politiskajiem kandidātiem vai amatpersonām var būt ietverta informācija par kandidātu vai ierēdņu pozīcijām un partijām saistībā ar jūsu veselības problēmu.
3. daļa no 3: Gatavošanās sanāksmei
1. solis. Pārliecinieties, vai tiek parādīts datu nesējs
Presei ir izšķiroša nozīme veiksmīgā rātsnamā. Neatkarīgi no tā, vai rātsnams ir vērsts uz jautājumu aizstāvēšanu, informācijas izplatīšanu vai politisku forumu, tā atpazīstamība ietekmēs šo mērķu panākumus un jūsu spēju nākotnē apvienot rātsnamus.
- Jums būs jāraksta preses relīzes, jāidentificē reportieri, kas aptver stāstus par veselību, kopienas lietām vai politiku, un ar viņiem regulāri jāsazinās.
- Paziņojums presei ir vienkāršs dokuments, kas nosūtīts plašsaziņas līdzekļu organizācijām un kurā izskaidrots kāds notikums un kāpēc tas ir ievērības cienīgs. Paziņojums presei parasti ir mazāks par lapu.
- Ziņas ir par aktualitātēm, tāpēc jums jāpārliecinās, ka žurnālistiem jāuzsver, kāpēc rātsnams ir notikums, par kuru ziņot tagad un ne vēlāk. Piemēram, aptaukošanās vienmēr ir problēma, taču tā sniedz ziņas tikai tad, kad tiek publicēts pētījums, lai parādītu vēl vienu iemeslu, kāpēc tas ir slikti.
2. Sazinieties ar līdzīgi domājošām organizācijām
Plānošanas komitejas locekļi, komisijas locekļi un saistīto organizāciju locekļi, kas nav tieša rātsnama daļa, ir jāaudzē, lai popularizētu pasākumu.
Neaizmirstiet izmantot tādus resursus kā koledžas pilsētiņas, slimnīcas un valsts aģentūras. Ievietojiet skrejlapas, kas šajās vietās reklamē pasākumu. Tie var būt lielisks veids, kā palielināt apmeklējumu
Solis 3. Noklikšķiniet uz sociālajiem medijiem
Neaizmirstiet plašo problēmu grupu tīklu Facebook un citos sociālo mediju tīklos. Nesazinieties tikai ar ķieģeļu un javas organizācijām ar cilvēkiem algu sarakstā. Publicējiet Facebook grupās, emuāros un ieinteresēto un saistīto organizāciju ziņojumu dēļos.
Pārliecinieties, ka jūsu komisijas locekļi un dalībnieki arī reklamē pasākumu Twitter, Facebook un Instagram
4. solis. Salieciet kopā preses paciņas
Preses pakete atšķiras no paziņojuma presei, jo tā ir materiālu pakete, kas žurnālistiem tiek dota notikuma dienā, nevis pamudinājums atspoguļot notikumu. Tajā jāiekļauj:
- Preses relīze.
- Paneļu un runātāju biogrāfijas.
- Informācija par tēmu, tostarp attiecīgie pētījumi, statistika un skarto personu personīgie stāsti.
5. Gaidiet negaidītu
Dažreiz paneļgrupas nerāda. Dažreiz protestētāji plūdina vietu. Sniega vētra šajā vietā var iebrukt no nekurienes. Kā pasākumu plānotājam jums ir jāplāno šie neparedzētie gadījumi, rezervējot citus runātājus vai plānojot citus datumus.
- Ja jūsu rātsnamu pārpludina protestētāji, formāta maiņa varētu būt piemērota. Ja sākotnējais formāts ir atklāts jautājums un atbilde, tā vietā iegūstiet iepriekšējus jautājumus. Ja protestētāji atrodas ārpusē, uzaiciniet viņus un mainiet formātu, lai iesniegtu jautājumus.
- Ievietojiet alternatīvus runātājus no savas organizācijas vai iesaistītajām organizācijām tikai gadījumā, ja ieplānotais runātājs netiek rādīts. Ja rātsnams ir forums starp politiskajiem kandidātiem, neatlaidīgi uzsveriet to plašsaziņas līdzekļiem, kas viņiem liks, ka viņi būtu parādījušies.
