Mēs visi zinām, ka organizētība darbā ir svarīga, taču daudziem cilvēkiem tā ir nepārtraukta cīņa. Ticiet vai nē, palikt organizētam nav tik biedējoši, kā varētu šķist. Daži ātri labojumi un daži pastāvīgi risinājumi atvieglo to, nekā jūs varētu domāt.
Soļi
1. metode no 4: telpas un laika pārvaldība
1. solis. Uzraugiet savas darbības
Pavadiet dažas dienas, saglabājot dienasgrāmatu vai žurnālu par savām ikdienas darbībām. Tas palīdzēs jums redzēt tieši to, ko jūs darāt, ko jūs, iespējams, pat neapzinātos, un tas sniegs sākotnēju ieskatu organizatoriskās un produktivitātes atšķirībās. Šis vingrinājums ir jāveic arī, ņemot vērā jūsu kopainas mērķus. Izmantojot aktivitāšu žurnālu, jūs varat redzēt, kādas darbības varētu būt laika kavējumi un kuras darbības varētu veicināt jūsu mērķu sasniegšanu.
2. solis. Nosakiet savu produktivitātes laiku
Daži no mums ir rīta cilvēki, un daži no mums sabraucas no domas par rītiem. Jūs, iespējams, jau saprotat, kuri dienas laiki ir visproduktīvākie. Neatkarīgi no tā, vai dodat priekšroku vakariem, rītiem, pusdienlaikam vai tieši pirms vai pēc darba dienas sastrēgumstundām, izmantojiet šo laiku, lai palielinātu savu produktivitāti.
3. solis. Priorizējiet savus uzdevumus
Mēs visi zinām, ka daži uzdevumi ir svarīgāki par citiem, taču mēs ne vienmēr tos attiecīgi prioritizējam. Tāpēc izstrādājiet rangu sistēmu, piemēram, atzīmējot vai atzīmējot svarīgus uzdevumus, un esiet godīgi un elastīgi. Izmantojiet atgādinājumus, izmantojot digitālo kalendāru vai piezīmju lapiņas datorā vai rakstāmgaldā. Vairāk laika un enerģijas veltiet saraksta prioritārajiem vienumiem. Piemēri ietver uzdevumus, kas ir atkarīgi no laika, piemēram, lietas, kas jāpabeidz līdz darba beigām vai rīt. Varat arī noteikt prioritāti atbildēšanai klientiem, priekšniekiem vai jebkuram citam, kurš maksā rēķinus. Un, ja neesat pārliecināts par uzdevuma jutīgumu vai svarīgumu, vienmēr ir labi jautāt.
4. solis. Izslēdziet ātros uzdevumus uzreiz
Ne visiem uzdevumiem ir jāpiešķir prioritāte un jāplāno to izpildes laiks. Dažu uzdevumu plānošana vai plānošana prasa gandrīz tikpat daudz laika, cik to izpilde. Ja tas tā ir, un jūs varat nekavējoties izsist šos uzdevumus, noteikti dariet to! Tūlītēja ātru uzdevumu veikšana arī palīdz novērst vilcināšanos.
5. solis. Pārvaldiet jucekli un darba materiālus
Mūsu galdi viegli pāriet no pārblīvēta uz viesuļvētru vietām, acīmredzot apgrūtinot organizāciju. Daži cilvēki pat izmanto politiku, kas paredzēta tikai tīram galdam. Lai gan tas nav absolūti nepieciešams, veiciet pasākumus, lai atbrīvotu savu darbvietu.
- Atkārtot. Izmetiet savus atkritumus atkritumos un sistemātiski iesniedziet nepieciešamos materiālus. Kad vien iespējams, notīriet jucekli: darba dienas laikā, pārtraukumos vai starp uzdevumiem.
- Nekavējoties notīriet sevi. Tādā veidā tas ir jūsu prātā. Turklāt jūs izvairāties no neizbēgamas satraukuma, ka pašreizējā juceklis kļūst par daļu no jūsu nākotnes jucekļa.
- Glabājiet nepieciešamos piederumus pie rokas. Protams, ne viss apkārt ir juceklis. Nepieciešamo instrumentu pieejamība ietaupa jūsu laiku un labi izmanto jūsu dārgo vietu.
Solis 6. Plānojiet aktivitātes un tikšanās
Daži cilvēki plāno tikai sapulces, bet ne aktivitātes to uzdevumu sarakstā. Svarīgāko uzdevumu plānošana, kā arī tikšanās var būt noderīga. Jūs, iespējams, varat arī “savākt” savas dienas, rīkojot sanāksmes tikai otrdienās un ceturtdienās. Saglabājiet dažus caurumus savā grafikā, lai radoši pavadītu laiku sev vai pielāgotos negaidītajam.
- Izmantojiet organizatoru un kalendāru. Tie var būt pildspalvas un papīra organizatori, vai arī programmatūras kalendāri un personīgā asistenta lietotnes, piemēram, iCalendar vai Google tagad.
- Klasificējiet savas aktivitātes. Darbību kategorizēšana vai krāsu kodēšana var ātri vizuāli atgādināt, kas un kur ir svarīgs. Piemēram, kategorijas var ietvert saraksti, projektus, pasākumus, sanāksmes, prāta vētras un pat pārtraukumus vai vingrinājumus un sporta zāles laiku.
- Racionalizējiet savu tehnoloģiju. Tiešsaistes organizatori un e-pasta platformas, piemēram, Outlook, var apvienot jūsu uzdevumu sarakstus, kalendārus un adreses. Tas ne tikai palielina jūsu efektivitāti, bet arī palīdz racionalizēt jūsu domāšanu.
- Deleģējiet, kur vien iespējams. Darba dienas neprātā ir viegli aizmirst, ka viss nav jādara pašam. Deleģējiet asistentu vai, ja esat īpaši pārpludināts, lūdziet kolēģim, lai viņš jums palīdz un palīdz jums veikt kādu konkrētu uzdevumu. Jūs vienmēr varat tos atmaksāt vēlāk, kad viss palēninās.
2. metode no 4: Sistemātiska risināšana pa e -pastu
Solis 1. Pārbaudiet e -pastu plānotajā laikā
Ne visi no mums ir jāpielīmē iesūtnē, jo daudzi ziņojumi patiesībā nav tik jutīgi pret laiku, kā mēs varētu domāt. Ja strādājat darbu, kuram nav nepieciešama tūlītēja e-pasta uzraudzība, pārbaudiet savu e-pastu plānotajā laikā tikai apmēram trīs līdz četras reizes dienā.
Solis 2. Failu e -pasta ziņojumi
Izmantojiet failu mapes un karodziņus savā vietā, nevis ļaujiet ziņām sakrāties iesūtnē. Piemēram, mapes un apakšmapes programmā Outlook vai Gmail iezīmes un vairākas iesūtnes var būt priekšrocība. Piemēram, ja esat žurnālists, jūsu mapes varētu saukties Pašreizējie stāsti, Nākotnes stāsti, Vecie stāsti, Intervijas un avoti un Lauki un idejas.
Dzēst un arhivēt. Arhivējiet svarīgo, veco saraksti un izdzēsiet pārējo. Iepriekš minētajā piemērā "Vecie stāsti" ir žurnālista arhīva mape. Kad sāksit dzēst vecos e -pastus, jūs būsiet pārsteigti par to, cik e -pasta ziņojumu ir vairāk vērts miskastē nekā kartotēka. Daži cilvēki arī zvēr pie “iesūtnes nulles”, kas nozīmē, ka nav nelasītu e -pasta ziņojumu (vai nulles e -pasta ziņojumu iesūtnē, punkts). Papildus mapju un etiķešu izmantošanai jūs varat sasniegt iesūtnes nulli, izmantojot savu arhivēšanas funkciju, dīkstāves laikā dzēšot vecos e -pastus un izmantojot e -pasta atcelšanas lietotnes
3. solis. Efektīvāk izmantojiet citus saziņas veidus
Dažreiz ātrs tālruņa zvans var paveikt 10 e-pasta ziņojumus turp un atpakaļ. Ja tā, zvaniet! Ja zināt, ka e-pasta apmaiņa ir pelnījusi diskusiju vai būs saistīta ar ievērojamu turp un atpakaļ, dažreiz labāk ir piezvanīt. Jūs bieži saņemsiet sīkāku informāciju pa tālruni, savukārt jūs un otra diskusijas puse izvairīsieties no garu, laikietilpīgu e-pasta ziņojumu sastādīšanas. Jūs pat varat nosūtīt e -pastu kolēģim un teikt: “Man jums ir daudz jautājumu par to. Varbūt zvanīt būtu vieglāk. Vai es varu jums piezvanīt piecos?”
4. solis. Ierobežot pārtraukumus
Lai gan stratēģiskie pārtraukumi ir noderīgi, pārtraukumi jūsu darba laikā nav. Pārtraukumi var palēnināt jūsu darbību, izjaukt darba ritmu un zaudēt domu gājienu. Tāpēc mēģiniet izmantot ziņojumus un balss pastu, kad zināt, ka esat pārāk aizņemts. Šie rīki nav paredzēti tikai tad, kad fiziski neatrodaties birojā; tos var izmantot, ja esat pārāk pārpludināts. Daudziem cilvēkiem ir arī “atvērto durvju politika”, taču patiesībā jums nav vienmēr jāatver durvis. Jūs pat varētu atstāt draudzīgu zīmīti pie durvīm, kurā teikts: “Notiek konferences zvans” vai “Aizņemts. Lūdzu, atgriezieties vēlāk vai nosūtiet e -pastu.”
5. solis. Izmantojiet mākoni
Mākoņdatošana ir vērts apsvērt, jo tā var būt lētāka, mērogojama, efektīvāka un vieglāk atjaunināma. Mākonī pieejamais saturs ir īpaši noderīgs, jo varat tam piekļūt dažādās ierīcēs: datoros, planšetdatoros, viedtālruņos utt. Mākoņu krātuve kalpo arī kā noderīgs digitālās dublēšanas primārais vai sekundārais veids. Sazinieties ar savu IT menedžeri vai programmatūras nodrošinātāju, jo jums, iespējams, jau ir pieejams zināms daudzums brīvas vietas diskā mākonī vai par nelielu gada maksu.
6. solis. Izmantojiet grāmatzīmes tiešsaistē
Visām galvenajām pārlūkprogrammām ir grāmatzīmju iespējas, kurās varat saglabāt un sakārtot savas iecienītākās vai visbiežāk apmeklētās tīmekļa adreses, lai tām ātri un ērti piekļūtu. Izmantojiet to priekšrocības, lai neaizmirstu svarīgas vietnes, lai pārbaudītu ziņas vai nozares atjauninājumus.
3. metode no 4: laika izmantošana jūsu labā
1. solis. Izvairieties no vairākuzdevumu veikšanas
Šķiet, ka visi eksperti par to vienojas. Lai gan televizorā tas var izklausīties ātri vai forši, daudzuzdevumu veikšana nav efektīva un faktiski var kaitēt jūsu organizācijas efektivitātei. Tā vietā veltiet visu uzmanību vienam uzdevumam vienlaikus, rīkojieties ar to un pārejiet pie nākamā saraksta vienuma.
2. Izveidojiet sev grafiku vai grafiku
Par laimi, lielākajai daļai darbu nav jāplāno viss jūsu dienā līdz minūtei. Tomēr jūsu dienas svarīgāko uzdevumu un svarīgāko uzdevumu un notikumu pamata grafika ievērošana var palīdzēt jums tikt galā ar uzdevumu.
- Noteikt laika ierobežojumus noteiktām darbībām. Dažiem uzdevumiem nav nepieciešami noteikti laika ierobežojumi, bet citiem vajadzētu būt laika parametriem, lai palielinātu produktivitāti. Padomājiet par uzdevumiem visas dienas garumā, kas parasti aizņem vairāk laika nekā nepieciešams, un piešķiriet tiem laika ierobežojumus nākotnē.
- Budžeta papildu laiks citām aktivitātēm. Daži uzdevumi, kā jūs esat iemācījušies no pieredzes, parasti aizņem vairāk laika, nekā gaidīts, taču tas ne vienmēr ir slikti. Šāda veida aktivitātēm un īpaši svarīgiem pasākumiem un sanāksmēm, piemēram, budžeta papildu laiks pirms un pēc.
3. solis. Izmantojiet taimera lietotni, hronometru vai modinātāju
Tie var būt efektīvi rīki, ja tos lieto taupīgi. Dažiem cilvēkiem patīk iestatīt trauksmes signālus 10, 15 vai 30 minūtes pirms laika, lai pirms aktivitāšu veikšanas brīdinātu viņus vai buferētu laiku. Varat arī iestatīt atgādinājuma brīdinājumus.
4. Izvairieties no darbību atlikšanas
Pajautājiet sev, vai atlikšana ir absolūti nepieciešama, vai arī šī vēlme ir tikai vilcināšanās piemērs. Ja jūtat pēdējo, neatlieciet spēku! Tomēr gadījumos, kad visas darbības vai tās daļas atlikšana ir neizbēgama, noteikti atzīmējiet to, kur beidzāt, un pārplānojiet to ar konkrētiem plāniem. Varat arī izveidot ārkārtas rīcības plānu. Piemēram, ja jums ir jāatceļ tikšanās klātienē, iespējams, tā vietā varat sarīkot konferences zvanu vai tīmekļa konferenci.
4. metode no 4: saglabājiet veselību fiziski un garīgi
1. solis. Veikt pārtraukumus
Garīgās dīkstāves ir svarīgas mūsu produktivitātei un veselīgas prātam. Dažreiz mēs tik ļoti aizraujamies ar savu darbu, ka neapstājamies, lai paņemtu tik ļoti nepieciešamos pārtraukumus. Pārtraukumi dod mums nepieciešamo atpūtu, kas uzlabo mūsu produktivitāti, bet dod mums iespēju atkāpties un jautāt, vai tas, ko esam darījuši, ir visefektīvākais mūsu laika izmantojums.
Solis 2. Gulēt labāk
Bez pienācīga miega nākamajā dienā jūs varētu justies nomākts, noguris vai letarģisks, kas var kaitēt jūsu grafikam un efektivitātei darbā. Mērķis ir septiņas līdz astoņas stundas nepārtraukta miega naktī.
Solis 3. Nesalīdziniet sevi ar kolēģiem
Lielākā daļa mūsu kolēģu darbu atšķiras no mūsu darba, un ikvienam ir dažādas organizācijas metodes, kas strādā viņu labā. Metode, kas ir loģiska un efektīva kolēģim, varētu nebūt labākā metode jums un otrādi.
4. solis. Pieņemiet, ka organizācija ir nepārtraukts process
Negaidiet, ka būsiet ideāls. Organizācija turpinās un prasa pastāvīgu uzmanību. Jūs nebūsit optimāli organizēts katru dienu, bet neliela organizācija var ievērojami uzlabot jūsu efektivitāti.
