Ja strādājat medicīnas birojā vai sākat savu praksi, pacientu tikšanās plānošana ir viens no jūsu vissvarīgākajiem uzdevumiem. Labi organizēts tikšanās grafiks nodrošinās, ka neviens pacients nemaldās sistēmā un ka gan pacientiem, gan ārstiem ir patīkama pieredze birojā. Tikmēr, palielinot produktivitāti savā grafikā, varēsit rezervēt vairāk tikšanos un palielināt biroja ieņēmumus.
Soļi
1. metode no 3: tikšanās plānošanas sistēmas iestatīšana
1. solis. Ļaujiet pacientiem rezervēt tikšanās pa tālruni, personīgi un tiešsaistē
Tādā veidā jūs pārliecināsities, ka saņemat pēc iespējas vairāk pacientu un nezaudējat potenciālos pacientus, kuri nevar pierakstīties vienā noteiktā veidā. Ja ļaujat cilvēkiem tikties tiešsaistē, varat arī izmantot diennakts tiešsaistes piekļuves priekšrocības un ļaut pacientiem rezervēt tikšanās pēc stundām.
- Papildus šai papildu efektivitātei pacienti arī parasti ziņo, ka jūtas ērtāk un mazāk apgrūtināti ar tiešsaistes plānošanu tiešsaistē, nekā pierakstoties pa tālruni.
- Ir plaša tiešsaistes tikšanās plānošanas programmatūra, ko varat iegādāties, lai izmantotu savā birojā. Dažas no populārākajām programmatūrām ietver AppocationPlus, Booker un Thryv. Protams, jūs varat arī izveidot savu plānošanas programmatūru, ja jums ir kodēšanas un attīstības prasmes!
2. solis. Piedāvājiet pacientiem vairākas iecelšanas laika iespējas
Jūs vēlaties pārliecināties, ka dodat saviem pacientiem pēc iespējas vairāk iespēju, lai viņi varētu izvēlēties labāko laika grafiku savam konkrētajam grafikam. Tas var šķist pašsaprotami, taču tas ir ļoti svarīgi, lai jūsu pacienti būtu laimīgi un samazinātu iespēju, ka viņiem būs jāatceļ tikšanās laika konflikta dēļ.
Piemēram, tā vietā, lai pajautātu pacientam, vai otrdiena pulksten 1:00 viņam palīdz, dodiet viņam iespēju izvēlēties jebkuru pieejamo laika periodu, kas viņam der, piemēram, otrdienu no 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 vai 4: 00-5: 00
3. Noņemiet katra plānotā pacienta kontaktinformāciju
Jums būs jāspēj sazināties ar viņiem, lai atgādinātu par gaidāmo tikšanos vai pārplānotu nākamo rezervāciju. Noteikti lūdziet personas tālruņa numuru, e -pasta adresi un pasta adresi, kad viņa pirmo reizi rezervē tikšanos.
Ja persona norunā tikšanos personīgi vai pa tālruni, vienkārši pajautājiet viņam šo informāciju. Ja viņi norunā tikšanos tiešsaistē, noteikti iekļaujiet tiešsaistes portālā apgabalu pacientu kontaktinformācijai
4. solis. Nosūtiet pacientiem atgādinājumus dienu pirms viņu iecelšanas
Ja pacienti aizmirst savu tikšanās laiku un neparādās, tas jūsu grafikā noved pie milzīga laika izšķiešanas. Atgādinājumu izmantošana samazina risku, ka pacienti nevar ierasties uz tikšanos un tādējādi palīdz novērst šo laika izšķiešanu.
- Zvanīšana vai īsziņu sūtīšana pacientiem ir labākais atgādinājuma veids, jo viņi, visticamāk, pamanīs ienākošu zvanu vai īsziņu, nekā īsā laikā redzēs jaunu e -pastu.
- Atgādinājumu sistēmas izmantošana var arī palielināt nevēlamu tikšanos atcelšanu un pārplānošanu, kas var novest pie tā, ka pacienti jūtas labāk kontrolēti un līdz ar to apmierinātāki par tikšanās laiku.
5. solis. Izveidojiet savam birojam tikšanās plānotāju
Ja jūs neesat tikai atbildīgs par sava biroja tikšanās grafika saglabāšanu, nolīgt vai iecelt kādu par galveno tikšanās plānotāju. Uzliekot atbildību par tikšanās plānošanu ar 1 personu, tiks nodrošināta regulārāka plānošanas procedūra un tiks izveidots grafiks, kas labāk atspoguļo pacienta vajadzības un atsevišķu ārstu vēlmes.
Piemēram, ja viena persona ir atbildīga par tikšanās plānošanu, tā var koncentrēties uz tādām lietām kā konkrētu pacientu vai apstākļu saskaņošana ar konkrētiem ārstiem, nevis sadalīt viņu uzmanību starp vairākiem uzdevumiem
2. metode no 3: Pacientu apmācība grafikā
1. solis. Grupējiet pacientus ar līdzīgiem stāvokļiem vai problēmām tajā pašā dienā
Ārsti parasti novērtē līdzīgu pacientu ārstēšanu viens pret otru, jo tas papildina viņu darba konsekvenci un liek viņiem koncentrēties uz medicīnisko domāšanu. Tādējādi, organizējot tikšanās grafiku šādā veidā, jūsu biroja ārsti kļūs laimīgāki un pacienti varēs saņemt efektīvāku ārstēšanu.
Piemēram, ja vairāki pacienti noteiktā nedēļā plāno tikšanos ādas stāvokļa dēļ, mēģiniet to iestatīt tā, lai visi apmeklējumi notiktu tajā pašā nedēļas dienā
2. solis. Izmantojiet šķirošanas diagrammu, lai ieceltu tikšanās prioritātēs, pamatojoties uz nopietnību
Diagrammā jāiekļauj tādi kritēriji kā simptomi, par kuriem ziņots, tikšanās steidzamība un tikšanās ilgums. Pievienojot grafikam jaunu tikšanos, skatiet šo diagrammu, lai noteiktu, vai rezervēt tikšanos tajā pašā dienā, tuvākajās dienās vai dažu nākamo nedēļu laikā.
- Piemēram, ja persona zvana, lai norunātu tikšanos un ziņo par tādiem simptomiem kā stipras sāpes un elpas trūkums, pēc iespējas ātrāk iekļaujiet tos grafikā, jo viņu stāvoklis var būt ļoti nopietns.
- Ja grafikā nav vietas, lai uzreiz redzētu kādu, kam ir steidzams stāvoklis, un jums ir jāpārplāno cita pacienta tikšanās, varat arī izmantot diagrammu, lai noteiktu, kuras tikšanās var atlikt.
3. Izvairieties no jaunu pacientu un pacientu ar sarežģītām problēmām dubultā rezervēšanas
Šīm tikšanās reizēm būs vajadzīgs vairāk laika un uzmanības, nekā nepieciešams pacientiem, kas atgriežas. Tā vietā ieplānojiet pacientus, kuriem nepieciešama neliela uzmanība līdzās jaunajiem pacientiem, lai medmāsas varētu veikt sākotnējo reģistrāciju jaunam pacientam, kamēr ārsts strādā ar strādājošo pacientu.
- Lai gan dubultā rezervēšana šādā veidā var palīdzēt jums redzēt vairāk pacientu dienā, tas var novest pie problēmām, kad rodas neparedzēti apstākļi. Samaziniet dubulto rezervāciju, lai izvairītos no problēmām.
- Ievietojamo pacientu plānošana ir arī labs veids, kā sadalīt pacientus, pamatojoties uz viņu vajadzībām, un atstāt vairāk tikšanās vietas tiem, kam ir nopietnākas problēmas.
4. Plānot savu grafiku, ņemot vērā sezonālās svārstības pacientu vajadzībām
Pamatojoties uz jūsu klientu demogrāfiskajiem datiem, jūs, iespējams, redzēsit, ka regulāri tiek rezervētas daudzas tikšanās aptuveni tajā pašā gada laikā. Izmantojiet iepriekšējo pieredzi, lai prognozētu šīs sezonālās svārstības, un atstājiet grafikā pietiekami daudz vietas, lai pielāgotos jūsu pacientu vajadzībām.
- Piemēram, jūs, iespējams, redzēsit, ka liels skaits cilvēku plāno mācību sākšanu saviem bērniem jaunā mācību gada sākumā, tādēļ jums būs jāmēģina katru dienu pirms un pēc skolas atstāt vietu šīm tikšanās reizēm.
- Kopumā ārsta kabinetos visaktīvākie gada laiki ietver jauna mācību gada sākumu (t.i., augustu), alerģijas sezonu (t.i., aprīli-jūniju) un gripas sezonu (t.i., oktobri-februāri).
3. metode no 3: Efektīva iecelšanas grafika uzturēšana
1. solis. Izveidojiet iknedēļas laika grafiku, lai sakārtotu savu grafiku
Jūsu laika grafikā jāiekļauj informācija, piemēram, cik pacientu jūsu birojā ir jāplāno katru nedēļu, cik stundas personāla darbinieki var strādāt un cik dienas pacients var gaidīt pirms ārsta apmeklējuma. Šīs informācijas iekļaušana laika grafikā palīdzēs līdzsvarot pacientu vajadzības ar biroja darbinieku vajadzībām.
Piemēram, ja zināt, ka vienas nedēļas laikā jau esat ieplānojis pietiekami daudz pacientu, lai apmierinātu jūsu biroja vajadzības, pēc tam varat noteikt prioritāti to pacientu plānošanai, kuriem nākamajā nedēļā nav steidzamu apstākļu
2. solis. Izmantojiet modificētu viļņu plānošanu, lai izvairītos no pacientu uzkrāšanās
Šajā plānošanas modelī pacientu tikšanās tiek sakopotas tuvu stundas sākumam, un stundas beigas tiek atstātas atvērtas. Izmantojot šādu grafiku, brīvā vieta stundas beigās darbojas kā buferis, kad tikšanās ilgst ilgāk, nekā paredzēts, vai rodas citi neparedzēti apstākļi.
- Modificētais viļņu plānošanas modelis krasi saīsinās pacienta gaidīšanas laiku, tādējādi nodrošinot lielāku vispārēju pacientu apmierinātību.
- Ja stundas beigās ir tukšs laiks, varat izmantot šo laiku, lai veiktu citus biroja uzdevumus, piemēram, dokumentu kārtošanu, tālruņa zvanus vai pat darbinieku sanāksmju rīkošanu.
3. solis. Izmantojiet gaidīšanas sarakstu, lai nezaudētu vietu grafikā pēc atcelšanas
Ja ir gaidīšanas saraksts, jūs varat pievienot pacientus grafikam pēdējā brīdī, ja tiek atcelta iepriekš ieplānotā tikšanās. Tas samazinās laiku un ieņēmumus, ko jūsu birojs zaudēs, kad pacients atcels jums.
Izveidojiet savu gaidīšanas sarakstu digitālā formātā un iestatiet to, lai jūs varētu uzreiz nosūtīt tekstu vai e -pastu pacientiem, kuri ir sarakstā, kad tiek atvērta grafika vieta. Tas ir daudz efektīvāk nekā sazināties ar pacientiem, kuri ir sarakstā, pa tālruni
4. solis. Iestatiet ierašanās laiku 20 minūtes agrāk nekā tikšanās laiks
Tas dos reģistrācijas stacijas personālam pietiekami daudz laika, lai savāktu visu nepieciešamo informāciju no pacienta pirms plānotās tikšanās ar ārstu. Šādi organizējot tikšanās laikus, tiek novērsti kavējumi, kas var izjaukt visu dienas grafiku.
