Personiskie faili var viegli un ātri kļūt neorganizēti. Jo nesakārtotāki kļūst jūsu faili, jo grūtāk būs tos atkal atrast nākotnē. Lai atvieglotu jūsu personīgo failu atrašanu un saglabāšanu, jums vajadzētu veltīt laiku un pareizi tos sakārtot. Precīza jūsu izmantotā sistēma būs jūsu ziņā. Tomēr ir dažas personisko failu organizēšanas pamatmetodes, kuras varat izmantot, lai palīdzētu sakārtot failus.
Soļi
1. daļa no 4: Organizācijas pamatmetožu izmantošana
1. solis. Vienkārši
Dokumentu sistēmas izveides mērķis ir atvieglot lietas. Jūs vēlaties izvairīties no sistēmas pārāk sarežģītas vai mulsinošas darbības. Ja sistēma būs pēc iespējas vienkāršāka, varēsit viegli iesniegt vai izgūt jebkādus dokumentus, kas jums varētu būt nepieciešami darbam.
- Failējiet tikai to, kas jums nepieciešams. Pārāk liela uzglabāšana var padarīt jūsu sistēmu neveiklu un grūti lietojamu.
- Izvairieties no nevajadzīgas failu sistēmas sarežģītības.
- Izmetiet failus, par kuriem esat pārliecināts, ka tie jums vairs nav vajadzīgi.
2. solis. Izmantojiet pareizo dziļuma daudzumu savā sistēmā
Varētu būt vilinoši izveidot daudz dažādu kategoriju un apakškategoriju, lai jūsu faili ietilptu. Tomēr ieteicams izveidot tikai plaša līmeņa kategorijas un izmantot tikai tik daudz, cik jums absolūti nepieciešams. Izveidojot pārāk daudz kategoriju, var rasties neveikla un neefektīva failu sistēma. Pārliecinieties, ka savā sistēmā izveidojat pareizo organizatorisko dziļumu, lai tā darbotos nevainojami.
- Neizveidojiet pārāk detalizētas apakškategorijas savai sistēmai. Piemēram, “Kvītis, pārtika, maize” būtu pārāk detalizēta, lai būtu noderīga.
- Vienkārši noteikt ikmēneša vai nedēļas kvīšu kategoriju varētu būt piemērotāka jūsu kartotēkai.
- Efektīva dziļuma piemērs ir sadaļas izveidošana klientiem un pēc tam to sakārtošana alfabētiskā secībā.
Solis 3. Padariet failus viegli atrodamus
Jūsu kartotēkai būs liels ieguvums no acīmredzamām vizuālām norādēm, kas ļauj precīzi zināt, kur kaut kas tiek glabāts. Ja padarīsit acīmredzamas failu sistēmas sadaļas, varēsit ātri atrast vienumu vai failu. Paturot prātā dažus failus, ņemiet vērā šos padomus:
- Izmantojiet krāsainas mapes, lai norādītu noteiktas kategorijas vai sadaļas.
- Mēģiniet saglabāt ērtu krāsu sarakstu un tām piešķirtās kategorijas.
- Izmantojiet etiķešu veidotāju, lai skaidri apzīmētu failus.
- Sekojiet savu mapju izgriezumam. Mēģiniet katrai kategorijai vai sadaļai izmantot tikai vienu mapi.
4. solis. Padomājiet par nepieciešamajiem failu konteineru veidiem
Lai varētu sakārtot failus, jums jāatrod kaut kas, kur tos ievietot. Tas, kāda veida failu konteinerus izmantojat, būs atkarīgs no uzglabājamo failu daudzuma, to svarīguma, dokumentu izmēriem un biežuma, kādā tiem jāpiekļūst. Apskatiet dažus no šiem padomiem, lai gūtu priekšstatu par to, kuri failu konteineri jums varētu būt piemēroti.
- Ja jums jāuzglabā ļoti svarīgi dokumenti, apsveriet iespēju iegādāties ugunsdrošu uzglabāšanas konteineru.
- Apdrošinātāju laboratorijas zīmoga atrašana uz konteinera var norādīt, ka konteiners aptuveni stundu aizsargās jūsu failus ugunī ar 1700 grādu pēc Fārenheita temperatūru.
- Parastajiem failiem, iespējams, vēlēsities iegādāties pamata dokumentu skapi. Slepeniem vai konfidenciāliem failiem apsveriet iespēju iegādāties drošāku kartotēku vai seifu.
- Jūs vēlaties pārliecināties, vai jūsu kartotēkā ir pietiekami daudz vietas visu failu glabāšanai.
- Ja jums ir neparasti liela izmēra dokumenti, pārbaudiet, vai tie var ietilpt uzglabāšanas konteinerā. Piemēram, juridiska izmēra dokumenti var ietekmēt vajadzīgās mapes lielumu, kā arī uzglabāšanas izmērus.
2. daļa no 4: Dokumentu kārtošana
1. solis. Apkopojiet visus savus dokumentus
Pirms sākat dokumentu kārtošanu, pārliecinieties, vai visi dokumenti ir jūsu priekšā. Neuztraucieties par to, kā jūsu faili vēl ir sakārtoti vai sakārtoti. Pagaidām apkopojiet visus dokumentus, kas, jūsuprāt, ir jāuzglabā, un sagatavojieties to kārtošanai.
- Izņemiet vecākus dokumentus, kurus jau esat sakārtojis. Iespējams, vēlēsities tos pārkārtot, lai tie atbilstu jūsu jaunajai sistēmai.
- Pārliecinieties, ka esat savācis visus savus nesenos dokumentus un gatavs to kārtošanai.
2. solis. Kārtojiet failus aktīvos un arhīva vienumos
Organizējot failus, var būt noderīgi tos iedalīt divās galvenajās kategorijās: aktīvie faili, ar kuriem jums jāsadarbojas, un arhīva faili, kas jāglabā. Tas palīdzēs jums piekļūt biežāk izmantotajiem failiem un kārtīgi uzglabāt failus, kuriem jums nebūs nepieciešama tūlītēja piekļuve.
- Aktīvie faili ir dokumenti, kas jums joprojām ir bieži jārisina, jāatsaucas vai citādi jāpiekļūst.
- Arhīva faili ir dokumenti, kas jums tuvākajā laikā nebūs vajadzīgi, bet tomēr jāsaglabā.
3. solis. Izveidojiet un iezīmējiet savai sistēmai pareizās kategorijas
Kad faili ir apkopoti vienā vietā, varat tos ātri uzskaitīt. Pārskatot savus failus, ņemiet vērā vispārējās kategorijas, kuras tie varētu atbilst. Pierakstiet šīs kategorijas, lai izveidotu pamata organizatorisko sistēmu, kuru izmantosit saviem failiem. Apskatiet dažas no šīm izplatītajām kategorijām, lai gūtu priekšstatu par to, kuras jūs varētu vēlēties izmantot:
- Juridiskie dati ar apakškategorijām, piemēram, dzimšanas apliecībām, miršanas apliecībām vai laulības dokumentiem.
- Finanšu dokumenti, kas aptver jūsu iepriekšējos finanšu kopsavilkumus, kredītkaršu informāciju, kredītziņojumus vai gada finanšu kopsavilkumus.
- Īpašuma ieraksti.
- Personas dokumenti, piemēram, diplomi, nodarbinātības ieraksti, veselības dati un apdrošināšanas polises.
4. solis. Ievietojiet ilgtermiņa glabāšanas dokumentus
Ievietojiet dokumentus, kas atzīmēti kā arhīva faili, savā ilgtermiņa uzglabāšanas konteinerā. Šiem failiem nevarēs piekļūt bieži, tāpēc pārliecinieties, vai tie ir ievietoti atbilstošās kategorijās kartotēkā, lai tos vēlāk varētu izgūt. Arhīva faili, iespējams, veidos lielāko daļu jūsu iesniegto un sakārtoto dokumentu.
- Ilgtermiņa uzglabāšanu var iedalīt vēl divās kategorijās: pastāvīgie faili un “mirušie” faili.
- Pastāvīgajos failos var būt iekļauti izglītības dokumenti, nodarbinātības dokumenti vai citi svarīgi dokumenti, kuriem jums joprojām var būt nepieciešama piekļuve.
- “Mirušie” faili ir dokumenti, kuriem jums, iespējams, vairs nevajadzēs piekļūt. Šajā kategorijā var ietilpt veci nodokļu reģistri. Tomēr atcerieties, ka nodokļu deklarācijas jāsaglabā septiņus gadus.
5. solis. Ievietojiet pašreizējos dokumentus aktīvā dokumentu sadaļā
Dokumenti, kurus bieži izmantosit vai vēl būs jāpārskata, būs jāievieto aktīvo dokumentu sadaļā. Šī jūsu failu sistēmas sadaļa ļaus jums ātri piekļūt dokumentiem, kas vēl nav gatavi arhivēšanai. Tālāk ir norādītas četras visizplatītākās aktīvo dokumentu kategorijas, kuras jūs varētu apsvērt.
- Dokumenti, kuriem joprojām nepieciešama jūsu uzmanība.
- Dokumenti, kas jums vēl jālasa vai jāpārskata.
- Rēķini, kas vēl jāmaksā.
- Dokumenti, kas ir gatavi pāriet ilgtermiņa glabāšanā.
3. daļa no 4: Elektronisko failu organizēšana
1. solis. Sāciet ar plašām kategorijām, pēc tam iegūstiet precīzākas
Tāpat kā ar fiziskajiem failiem, jūs vēlaties sākt ar visplašākajām kategorijām, kurās jūsu faili ietilpst. Piemēram, ja esat neatkarīgs darbuzņēmējs, iespējams, vēlēsities kārtot failus pēc darba devēja. Tas ir, izveidojiet vienu mapi katram no tiem. Pēc tam katrā plašajā kategorijā failus vajadzētu sadalīt mazākos. Tas nozīmē, ka jūsu darba devēja mapes var vēl vairāk sadalīt dažādās mapēs, kurās ir informācija par katru projektu ar šo darba devēju.
- Apsveriet iespēju saglabāt konsekvenci katrā plašajā kategorijā. Tādējādi jūsu failus būs vieglāk atrast. Piemēram, katra projekta apakšmapē var būt tādi faili kā "projekta dokumenti", "norēķini" un "sakari".
- Varat arī kārtot mapes pa gadiem, ja tas šķiet vieglāk vai atbilst jūsu failiem.
2. solis. Skenējiet vai lejupielādējiet failus, kas jums vēl nav elektroniski
Var būt izdevīgi, ja visi jūsu faili tiek saglabāti elektroniski vienuviet. Neskatoties uz nepieciešamo laiku, jums jācenšas skenēt pēc iespējas vairāk fizisko dokumentu, lai tos varētu elektroniski saglabāt un dublēt. Turklāt noteikti lejupielādējiet visus failus, kas tiek glabāti tiešsaistē citās vietās, tikai gadījumā, ja mitināšanas vietne kļūst nepieejama, kad faili atkal ir nepieciešami. Organizējiet šos failus tāpat kā citus.
3. Piešķiriet saviem failiem konkrētus nosaukumus
Failu nosaukumiem jābūt viegli saprotamiem un unikāliem. Tas ir, jums vajadzētu būt iespējai apskatīt savu failu nosaukumus un nekavējoties zināt, kas tajos ir ietverts. Mēģiniet iekļaut datumu, mapju apzīmējumu, kurā būs fails, un atsevišķu deskriptoru. Piemēram, jūsu klienta X Corp 2016. gada jūnijā izveidotā norēķinu faila nosaukums varētu būt “0616_XCorp_Invoice_2”. Tas ļaus jums precīzi zināt, ko fails satur, neatliekot laiku tā atvēršanai.
Neatkarīgi no sistēmas, ko izmantojat failu nosaukšanai, pārliecinieties, ka tas tiek darīts konsekventi. Kad esat izvēlējies sistēmu, pieturieties pie tās; vēlāk būs grūti atgriezties un pārdēvēt visus savus failus
4. solis. Regulāri dublējiet savus failus
Galvenais elektronisko failu glabāšanas risks ir tāds, ka jūsu informācija var tikt zaudēta datora avārijas dēļ. Esiet tam gatavs, regulāri dublējot failus tiešsaistes dublēšanas pakalpojumā, kompaktdiskos vai ārējā cietajā diskā. Noteikti marķējiet šīs atmiņas ierīces tikpat skaidri, kā esat apzīmējis savus failus. Ja jums ir ārējs diskdzinis vai kompaktdiski, apsveriet iespēju tos glabāt drošā vietā, kas atrodas tālāk no jūsu galvenās dzīvesvietas, lai izvairītos no pilnīgiem ugunsgrēka vai dabas katastrofas zaudējumiem.
4. daļa no 4: Failu sistēmas uzturēšana
1. solis. Sekojiet līdzi savai sistēmai
Kad esat izveidojis uzpildes sistēmu, vēlaties to turpināt izmantot, kā plānots. Pārāk tālu atpaliekot, neievērojot dokumentus, kas jāiesniedz, vai nepareizi iesniedzot vienumus, var atsaukt ieguldīto darbu. Pārliecinieties, ka sekojat savai kartotēkai, lai tā turpinātu strādāt jūsu labā.
- Reizēm meklējot failus, kas ir nevietā, var palīdzēt uzturēt jūsu sistēmu kārtībā.
- Nepalaidiet uzmanību aktīvo dokumentu iesniegšanai arhīva dokumentu krātuvē.
2. solis. Noņemiet vecos failus
Daži faili ir nepieciešami, lai tos ilgstoši uzglabātu. Tomēr jūsu kartotēka būs ierobežota, un jums būs regulāri jānoņem faili, kas vairs nav nepieciešami. Regulāra failu sistēmas ravēšana palīdzēs uzturēt šo sistēmu kārtībā un pareizi darboties.
- Daudzi veci finanšu dokumenti būs jāglabā gadiem ilgi.
- Vecie budžeti, finanšu pārskati vai gada politika var būt jāglabā tikai vienu gadu.
- Noņemot vecos failus, tiks radīta vieta ienākošajiem dokumentiem.
- Atbrīvojoties no nevajadzīgiem failiem, būs vieglāk atrast nepieciešamos dokumentus.
- Tas pats attiecas uz elektroniskajiem failiem. Izdzēsiet visus dublētos, novecojušos vai nevajadzīgos dokumentus no iepriekšējiem projektiem.
3. Arhivējiet vecos elektroniskos failus
Var arhivēt vecos failus, kas joprojām ir aktuāli vai kādreiz var tikt nosūtīti atpakaļ. Tas nozīmē, ka tie jāglabā prom no jūsu standarta kartotēkas sistēmas, bet jāuztur sakārtoti un pieejami. Apsveriet iespēju izveidot papildu plašu kategoriju arhivētiem failiem. Pārvietojiet neizmantotos failus uz šo mapi ar neskartu apakšmapes formatējumu. Ja vēlaties, lai arhivētie faili netiktu parādīti jūsu failu ekrānā, mēģiniet ievietot "z" faila nosaukuma priekšā tā, lai tas nonāktu jūsu alfabēta secībā. Piemēram, varat to nosaukt par “z_archive” vai kaut ko līdzīgu.
4. solis. Racionalizējiet savu kartotēku
Failu sakārtošana un uzturēšana šādā veidā var būt noderīga personīgajā organizēšanā. Tomēr jūsu kartotēkā vienmēr būs iespējas uzlabot. Turpinot strādāt ar savu reģistrācijas sistēmu, uzmanieties, vai nav veikti uzlabojumi, lai to padarītu vēl efektīvāku.
- Iespējams, vēlēsities atbrīvoties no kategorijām, kuras, šķiet, neizmantojat.
- Kategorijas, kuras, šķiet, ir pārlieku izmantotas, iespējams, būs jāsadala mazākās kategorijās.
