Saskaņā ar Darba drošības un veselības likumu (OSHA) jūsu darbiniekiem ir tiesības vērsties pie jums par vairākiem ar darbu saistītiem drošības pārkāpumiem, tostarp par bīstamu materiālu izmantošanu, ugunsdrošību vai trokšņa iedarbību. Zinot, kā reaģēt uz OSHA sūdzību, un ja jums ir spēkā esošs procedūru kopums, tas palīdzēs jūsu uzņēmumam turpināt darbību un apmierināt visas ar sūdzību saistītās normatīvās vajadzības.
Soļi
1. daļa no 4: reaģēšana uz sākotnējo tālruņa zvanu
1. solis. Nekrītiet panikā
Sūdzības saņemšana par OSHA jums, iespējams, radīs šoku, taču nekrītiet panikā! Viss, kas jums jādara, ir palikt mierīgam un cieņpilnam, uzmanīgi klausīties un sekot norādījumiem, veikt nepieciešamās izmaiņas un nosūtīt atbildes vēstuli, kurā tas parādīts. Faktiski jūsu OSHA sūdzība ir jāatrisina dažu dienu laikā.
2. solis. Klausieties uzmanīgi
Kad saņemat sākotnējo telefona zvanu, kurā tiek paziņots par sūdzību par OSHA, ļoti uzmanīgi klausieties tālruņa pārstāvi. Izvairieties no jautājumu uzdošanas! Vienkārši esiet pēc iespējas profesionālāks un pierakstiet visu informāciju.
3. Izvairieties no kaut ko atzīšanas vai skaidrošanas
Kamēr sarunājaties ar pārstāvi, atturieties neko atzīt, noliegt vai citādi izskaidrot. Tagad tam nav īstais laiks. Vienkārši klausieties un uzņemiet pēc iespējas vairāk informācijas. Šī tālruņa zvana laikā turiet mēli.
Jūs varētu teikt kaut ko līdzīgu: “Es nevaru ne apstiprināt, ne noliegt šos apgalvojumus” vai vienkārši: “Mūsu uzņēmuma politika nav atbildēt uzreiz.”
4. solis. Izsakiet patiesas bažas
Kad esat dzirdējis pārstāvja teikto, veltiet laiku, lai izteiktu patiesas, profesionālas bažas. Paskaidrojiet, ka jūs ļoti nopietni uztverat šo sūdzību.
Jūs varat izteikt savas bažas ļoti tieši, sakot: "Es ļoti nopietni uztveru šo sūdzību. Man ir ļoti svarīga manu darbinieku un darba vietas drošība."
5. Paziņojiet par savu nodomu ievērot
Paskaidrojiet, ka, saņemot oficiālo sūdzības vēstuli, plānojat rūpīgi pārskatīt apgalvojumus un ievērot tajā sniegtos norādījumus. Skaidri norādiet, ka darīsit visu, kas jādara, lai atrisinātu šo sūdzību un labotu situāciju.
Jūs varētu teikt: "Man ir nodoms izskatīt šo jautājumu un pēc iespējas ātrāk novērst visas problēmas."
6. solis. Pateicieties OSHA pārstāvim
Telefona sarunas beigās noteikti pateicieties pārstāvim par veltīto laiku. Tas palīdz noslēgt komunikāciju uz pozitīvas un profesionālas nots.
2. daļa no 4: atbilde uz sūdzības vēstuli
1. solis. Pārskatiet vēstulē minētos OSHA standartus
Ļoti drīz pēc tālruņa zvana jums jāsaņem faksa sarakste no OSHA. Šī ir jūsu oficiālā sūdzības vēstule. Ļoti rūpīgi izskatiet šo vēstuli un nosakiet sūdzības būtību.
2. solis. Ievietojiet sūdzības vēstules kopiju
Saskaņā ar OSHA norādījumiem jums ir jāpublicē sūdzības vēstules kopija uzņēmuma ziņojumu dēļā, kur visi darbinieki to var redzēt.
- Atsaucei jābūt publicētai trīs darba dienas (neieskaitot nedēļas nogales vai brīvdienas) vai līdz brīdim, kad problēma ir novērsta.
- Tas jādara pat tad, ja jūs apstrīdat citātu.
3. solis. Parakstiet un nosūtiet pa faksu atpakaļ savu norīkošanas sertifikātu
"Kad esat ievietojis šīs vēstules kopiju, kur jūsu darbinieki var redzēt, parakstiet iekļauto" Izvietošanas sertifikātu "un nosūtiet to atpakaļ uz norādīto numuru. Saglabājiet savu faksa kvīti kā pierādījumu.
4. solis. Izmeklējiet apgalvojumus
Cik vien iespējams, rūpīgi izpētiet katru OSHA sūdzības elementu. Pat ja sūdzība jūs apbēdina vai tās likumība nav pārāk liela, meklējiet jomas, kas jārisina vai jāuzlabo.
5. solis. Iestatiet korekcijas plānu kustībā
Kad esat izpētījis visas iespējamās problēmas, izstrādājiet plānu to labošanai un nekavējoties sāciet īstenot savu plānu. Ierakstiet visas svarīgās izmaiņas, izmantojot fotoattēlus, kvītis vai citu dokumentāciju.
3. daļa no 4: Atbildes vēstules sastādīšana
1. darbība. Rīkojieties ātri
Atbildes vēstuli vajadzētu sastādīt ne vēlāk kā trīs dienas pēc sūdzības vēstules saņemšanas. Kad sūdzība ir saņemta, jums ir tikai piecas dienas laika, lai pilnībā atrisinātu situāciju un iesniegtu atbildi, tāpēc netērējiet laiku.
2. solis. Izmantojiet skaidru formātu
Uzmanīgi aplūkojiet sūdzības vēstules formatējumu, ievērojiet izmantoto formulējumu un pievērsiet uzmanību toņam. Jūs vēlaties saskaņot gan saņemtās vēstules formātu, gan toni.
- Uzrunājiet savu vēstuli, atspoguļojot informāciju par saņemto sūdzības vēstuli (ieskaitot pārstāvja vārdu, kurš parakstīja jūsu sūdzības vēstuli).
- Tēmas rindiņā iekļaujiet savu oficiālo sūdzības numuru.
- Saskaņojiet savu vēstuli ar sveicienu, kas izmantots sūdzības vēstulē.
- Ievadā norādiet savus nodomus ar vēstuli (piemēram, lai risinātu apgalvojumus un izklāstītu savus secinājumus).
Solis 3. Ierobežojiet sevi ar faktiem
Atlikušajā vēstules daļā izklāstiet faktus pēc iespējas vienkāršāk un skaidrāk. Šī nav īstā vieta, kur runāt par darbinieku sliktu, mēģināt noliegt apgalvojumus vai mēģināt vainot citus. Jūsu sūdzība tiks atrisināta visātrāk, ja jūs vienkārši pievērsīsieties apsūdzībām un paskaidrosit, ko esat darījis, lai situāciju labotu.
Piemēram, jūs varētu teikt: "5. novembrī es saņēmu OSHA sūdzības numuru 2845. Nākamo divu dienu laikā mēs izpētījām 1. – 3. Atsauci un noteicām koriģējošas darbības. 7. novembrī mēs labojām 1. atsauci (nepareiza lietošana tvaika nosūcēja), nomainot aprīkojumu (skat. pievienoto kvīti un fotoattēlu)."
4. solis. Sniedziet dokumentāciju
Nosūtiet savu vēstuli kopā ar jebkādiem papildu dokumentiem, kas palīdzēs slēgt lietu. Tas var ietvert pirkšanas pasūtījumus, kvītis, uzraudzības rezultātus, piegādātāja/darbuzņēmēja kontaktinformāciju, fotogrāfijas vai jebkuru citu dokumentu, kas apstiprina jūsu veiktās izmaiņas.
Solis 5. Nosūtiet vēstuli
Vienojieties, lai vēstule tiktu nosūtīta ar sertificētu pastu (ar kvīts paraksta pieprasījumu) vai ar privātu kurjeru. Neaizmirstiet par savu piecu dienu termiņu!
6. solis. Zvaniet un sekojiet līdzi
Ja trīs darbdienu laikā pēc paredzamā saņemšanas datuma neesat neko dzirdējis par savu sūdzību, zvaniet un sekojiet līdzi. Sagatavojiet lietas numuru un lūdziet statusa ziņojumu.
7. solis. Sagatavojieties pārbaudei
Iespējams, ka OSHA inspektors var parādīties jūsu iestādē bez brīdinājuma. Esiet laipns, profesionāls un pieklājīgs un atbildiet tikai uz konkrētiem inspektora uzdotajiem jautājumiem.
8. solis. Maksājiet sodus
Atkarībā no sūdzības rakstura un smaguma jums var arī lūgt samaksāt sodu. Šis sods jāsamaksā 15 darba dienu laikā pēc citāta saņemšanas, nosūtot čeku tieši OSHA. Kamēr jūsu maksājums nav saņemts, jūsu lieta netiks atrisināta.
4. daļa no 4: OSHA sūdzības apstrīdēšana
1. solis. Pieprasiet neformālu konferenci
Ja apsverat sūdzības apstrīdēšanu, ir ļoti ieteicams zvanīt un pieprasīt neformālu konferenci ar vietējo OSHA pārstāvi. Šīs konferences laikā jūs varēsit labāk izprast sava pārkāpuma būtību, apspriest labošanas metodes, apspriest izlīguma iespējas un, iespējams, pat atrisināt apstrīdētos citātus un sodus.
To var izdarīt arī tad, ja jūsu nodoms ir pilnībā izpildīt prasības vai ja neesat pārliecināts, kādu kursu izvēlēties
2. solis. Izstrādājiet un iesniedziet paziņojumu par nodomu piedalīties konkursā
”Ja esat secinājis, ka kāds sūdzības elements ir nepamatots, vai ja jūs nepiekrītat noteiktajai maksai vai samazinājuma datumam, jums 15 darba dienu laikā pēc jūsu citāta saņemšanas jāiesniedz oficiāls paziņojums par nodomu piedalīties konkursā. Jūsu vēstulē pēc iespējas precīzāk jānorāda, kas tiek apstrīdēts-citāts, citāta daļa, nodevas summa vai samazinājuma datums. Pēc tam nosūtiet šo paziņojumu ar sertificētu pastu.
Piemēram, jūs varētu teikt: “Es vēlos apstrīdēt citātu un sodu, kas ierosināts par 2015. gada 5. novembrī izdotā citāta 2. un 3. punktu.”
3. Pagaidiet, kamēr OSHRC ieplānos uzklausīšanu
Tiklīdz tiks saņemts jūsu paziņojums par nodomu piedalīties konkursā, jūsu lieta tiks oficiāli tiesāta. Jūsu samazināšanas un nodevu maksāšanas datumi tiks apturēti, līdz tiks pieņemts lēmums, un jūsu lieta tiks nosūtīta OSHRC. OSHRC ir neatkarīga aģentūra, kas ir nodalīta no Darba departamenta. OSHRC ieplānos uzklausīšanu jūsu lietā.
4. solis. Apmeklējiet tiesas sēdi
Kad jūsu dzirdes datums ir iestatīts, jūs vēlaties sākt gatavoties savai dzirdei un pārliecināties, ka varat to apmeklēt. Iespējams, vēlēsities iegūt juridisko padomi, kas palīdzēs jums iepazīstināt ar jūsu lietu. Gan darba devēji, gan darbinieki ir tiesīgi piedalīties šajā uzklausīšanā.
5. solis. Izvēlieties pieņemt vai pārsūdzēt lēmumu
Šajā sēdē tiks pieņemts lēmums, vai nu apstiprināt sākotnējo citātu un nodevas, mainīt tās, lai ņemtu vērā jūsu konkrēto apstrīdēšanu, vai noraidīt. Pēc tam katrai pusei ir iespēja pieņemt lēmumu vai iesniegt apelāciju turpmākai OSHRC izmeklēšanai. Ja lieta joprojām netiek atrisināta, tā tiks nodota izskatīšanai Federālajā apgabaltiesā.
Padomi
- Ievērojiet savu darbinieku tiesības iesniegt OSHA sūdzību. Darba drošības un veselības aizsardzības likuma 11. panta c) apakšpunkts aizliedz jebkuram uzņēmumam atlaist darbinieku vai izrēķināties ar viņu trauksmes dēļ vai iesniegt OSHA sūdzību.
- Neuzdodiet jautājumus un neattaisnojiet, strādājot ar OSHA. Tā vietā esiet vienkāršs un kodolīgs, sazinoties ar viņiem, un izskatiet tikai sūdzību.
- Ja jūsu uzņēmumā parādās OSHA izmeklētājs, jums tas nav jālaiž, kamēr viss vadības personāls nav uz vietas. Informējiet par to visus reģistratūras darbiniekus un apsardzes darbiniekus.
- Ja šī problēma netiek ātri atrisināta, iespējams, vēlēsities vērsties pie jurista.
